Společnost Klínové Boudy, s. r. o., Přední Labská 86, 543 51 Špindlerův Mlýn, IČ 08980136, DIČ CZ0898013, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v v Hradci Králové, oddíl C, vložka 45930 , informuje tímto o základních zásadách a principech, na základě kterých Klínové Boudy, s. r. o. jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých ubytovacích služeb nakládá s osobními údaji svých klientů ve smyslu § 4 písm. j) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále jen „ZOOÚ“) a v návaznosti na NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále jen „GDPR)“. Právním základem pro zpracování, které ubytovacím zařízení ukládá zákon nebo jiná právní norma – jedná se o zpracování prováděné na základě právního důvodu uvedeného v čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. zpracování nezbytné. Klínové Boudy, s. r. o. jako správce osobních údajů (dále také jen „správce“) v souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb vyžaduje poskytnutí následujících osobních údajů ubytovaných osob (subjektů údajů):
Tyto údaje správce vyžaduje a zpracovává pouze u klientů, u kterých dojde k souhlasu s rezervací pobytu v konkrétním termínu. U klientů, kteří pobyt pouze poptávají, a nedojde následně k závazné rezervaci a zaslání závazného potvrzení objednávky pobytu, osobní údaje správce nevyžaduje a nezpracovává. Poskytnutí osobních údajů pro účely ubytování je zákonným požadavkem nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy (potvrzení objednávky pobytu), a zde má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout na základě § 3 odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb. (o místních poplatcích) ve znění pozdějších předpisů. V případě neposkytnutí těchto údajů není možné subjekt údajů ubytovat nebo sepsat Smlouvu o ubytování. Osobní údaje správce získává přímo od subjektů údajů s výjimkou zpracování „Rezervace ubytování – příjem informací z internetových rezervačních portálů“, kdy správce získává část osobních údajů od subjektů provozujících internetové rezervační portály. údaje o těchto správcích osobních údajů včetně kontaktů na ně klient nalezne na jejich webových stránkách, na nichž klient provedl rezervaci. Vzhledem k jejich většímu počtu a vzájemnému předávání údajů mezi nimi zde nejsou uvedeny.
Klínové Boudy, s. r. o. jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých služeb shromažďuje, zpracovává a uchovává za podmínek a v mezích stanovených platnou právní úpravou osobní údaje subjektu údajů k těmto účelům: Pro splnění právní povinnosti je správce povinen vyžadovat údaje 1) – 5) podle obecně závazné vyhlášky o místních poplatcích v platném znění vydané městem Špindlerův Mlýn. Pro účely oprávněných zájmů poskytovatele ubytování pak správce od klientů vyžaduje e-mailovou adresu a telefonní číslo. Tyto údaje jsou nutné pro efektivní komunikaci mezi klienty a ubytovatelem.
Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností, tj. vždy minimálně do doby ukončení pobytu, a dále pak po dobu, po kterou je správce povinen/oprávněn ty které údaje uchovávat podle GDPR a dalších obecně závazných právních předpisů.
Zpracování osobních údajů probíhá manuálně, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení ve smyslu požadavků GDPR. Do kontaktu s osobními údaji klientů přicházejí pouze jednatelé společnosti správce a následně orgány, které tyto údaje vyžadují ze zákona (např. Městský úřad Špindlerův Mlýn, Policie ČR, útvar cizinecké policie). Zpracovávání provádějí pouze jednatelé společnosti správce osobně.
Pro efektivní komunikaci s klienty jsou uchovávány osobní údaje: jméno a příjmení, adresa, e-mail a telefon. Ty jsou uloženy v elektronické podobě a listinné podobě se zabezpečením. Data narození jsou zaznamenána a uchovávána v elektronické a listinné podobě se zabezpečeným uložením.
Údaje jsou uchovávány po dobu 6 let následujících po roce provedení zápisů v souladu se splněním zákonné povinnosti dle zákona 565/1990 Sb. (o místních poplatcích) ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 326/1999 Sb. (o pobytu cizinců na území ČR) ve znění pozdějších předpisů s tím, že daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo dle §35 a § 35a zákona č. 235/2004 Sb. (o dani z přidané hodnoty) ve znění pozdějších předpisů.
Subjekt údajů má veškerá práva přiznaná nařízením GDPR a dalšími právními předpisy, kdy se jedná zejména o:
Více informací o právech subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách úřadu pro ochranu osobních údajů. https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276 Veškeré výše uvedené osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány v souladu s podmínkami GDPR a nejsou zpřístupněny nebo poskytovány jakýmkoliv dalším osobám s výjimkou případné kontroly ze strany obce, pro kterou jsou vybírány místní poplatky, popřípadě Policii ČR, útvar cizinecké policie. Osobní údaje rovněž nebudou předávány mimo EU nebo jakékoliv mezinárodní organizaci.